איך לבחור מערכת לזימון תורים לעסק: 10 דברים לבדוק לפני שמחליטים

הודעת וואטסאפ בעשר בלילה: "יש לך משהו מחר?". שיחה שהוחמצה באמצע טיפול, כי הידיים היו עסוקות. תור כפול, כי אותה שעה נרשמה פעם ביומן בנייד ופעם על פתק. ולקוחה שפשוט לא הגיעה, ואתם עדיין לא יודעים למה. אם זה מוכר, כנראה כבר הבנתם שהיומן בנייד לא מחזיק את העסק. השאלה עכשיו היא איך לבחור מערכת לזימון תורים שתעבוד בשבילכם, ולא עוד תוכנה לניהול תורים שתצטרכו לנהל בעצמכם.

במדריך הזה תמצאו 10 דברים שכדאי לבדוק מול כל ספק, הסבר על מה משלמים, ואיך מתחילים. בכל סעיף תראו גם איך זה עובד ב-Todo, מערכת ניהול תורים לעסק, אבל השאלות מתאימות לכל מערכת שתבדקו.

מה זו מערכת לזימון תורים, ולמה עסק עם תורים צריך אחת

מערכת לזימון תורים לעסק היא יומן שהלקוחות קובעים בו תור בעצמם. הם רואים רק שעות פנויות, בוחרים שירות ושעה ומקבלים אישור. התור נכנס ישר ליומן שלכם, בלי שיחה ובלי התכתבות.

צריך אותה מהרגע שהתיאום מתחיל לאכול את הזמן של העבודה עצמה. כל תור שנקבע בטלפון לוקח כמה דקות שלא הלכו ללקוח שיושב מולכם. כשהלקוחות קובעים לבד, התיאום קורה גם כשאתם באמצע טיפול וגם כשהעסק סגור.

ההבדל בין יומן בנייד למערכת ניהול תורים

יומן בנייד זוכר מה רשמתם בו. הוא לא יודע כמה זמן לוקח כל שירות, לא שולח תזכורת ללקוח ולא מונע משני אנשים לקבוע את אותה שעה. הוא גם שייך לאדם אחד. כשמצטרף עוד איש צוות, מתחילים צילומי מסך והודעות כמו "את פנויה בארבע?".

יומן תורים לעסק עובד הפוך. מגדירים פעם אחת את השירותים, כמה זמן לוקח כל אחד ומהן שעות העבודה, והמערכת מחשבת לבד מה פנוי. היא שולחת אישורים ותזכורות, רושמת מי אישר הגעה ושומרת היסטוריה לכל לקוח. את היומן בנייד לא חייבים לזרוק: במערכת טובה הוא מסתנכרן איתה.

מה הלקוח רואה ומה אתם רואים

בזימון תורים אונליין הלקוח רואה דף אחד: רשימת שירותים, ימים ושעות פנויות, וטופס קצר לפרטים. הוא לא רואה מי עוד קבע, לא רואה שמות ולא רואה שעות שחסמתם.

אתם רואים את התמונה המלאה: היומן של כל הצוות, כל תור עם השירות והטלפון, מי אישר הגעה ומי עוד לא, וכרטיס לקוח עם הביקורים הקודמים. זה גם מבחן טוב למערכת: כמה מהר מבינים מהמסך מה קורה היום.

10 דברים לבדוק כשבוחרים מערכת זימון תורים

כאן נמצא עיקר ההחלטה. לכל סעיף יש שאלה אחת לשאול את הספק, בשיחה או בתקופת הניסיון. אל תסתפקו ב"כן, יש". בקשו שיראו לכם את זה על המסך.

1. קביעת תורים אונליין בלי אפליקציה

קביעת תורים אונליין עובדת רק אם הלקוח מגיע עד הסוף. כל שלב מיותר, כמו הרשמה, סיסמה או הורדה מהחנות, הוא עוד סיבה לסגור את הדף באמצע. כשמחפשים אפליקציה לזימון תורים, כדאי להפריד בין שני הצדדים: אתם יכולים לעבוד עם אפליקציה לניהול תורים, אבל ללקוח עדיף קישור לקביעת תור שנפתח בדפדפן.

השאלה לספק: הלקוח יכול לקבוע תור מהטלפון בלי להוריד אפליקציה ובלי לפתוח חשבון?

ב-Todo: לכל עסק יש דף הזמנה לעסק שנפתח בדפדפן. הלקוח בוחר שירות ושעה וממלא פרטים, בלי להתחבר ובלי להוריד כלום. את הקישור שולחים בוואטסאפ, שמים באינסטגרם או באתר.

2. זמינות אמיתית ומניעת תורים כפולים

מערכת שמציגה "פנוי" על שעה תפוסה גרועה מיומן על נייר. זמינות אמיתית לוקחת בחשבון את משך השירות, את הזמן שצריך כדי לנקות ולהתארגן בין לקוחות, ואת מה שכמה אנשי צוות חולקים, כמו חדר טיפולים או מכשיר אחד.

השאלה לספק: מה קורה כששני לקוחות מנסים לקבוע את אותה שעה באותו רגע?

ב-Todo: מגדירים זמן מרווח לפני ואחרי כל שירות, וגם משאבים משותפים כמו חדר או מכשיר, והמערכת לא מציעה שעה שמתנגשת בהם. כשלקוח בוחר שעה, היא ננעלת עבורו ל-10 דקות בזמן שהוא ממלא פרטים, כך שאף אחד אחר לא יתפוס אותה באמצע.

3. תזכורות אוטומטיות ללקוחות

לקוח ששכח לא יגיע, גם אם הוא הלקוח הכי קבוע שלכם. תזכורות לתורים פותרות בדיוק את זה, בתנאי שהן יוצאות לבד ולא תלויות בכך שמישהו בצוות יזכור לשלוח אותן. על התזמון והנוסח של ההודעות עצמן כתבנו במאמר על תזכורות חכמות.

השאלה לספק: אילו הודעות יוצאות אוטומטית, מתי, ואפשר לשנות את התזמון?

ב-Todo: הלקוח מקבל אישור ברגע שקבע, תזכורת יום לפני ותזכורת שעתיים לפני. את התזמון אפשר לשנות לפי הקצב של העסק.

4. אישור הגעה בלחיצה אחת

תזכורת אומרת ללקוח שיש לו תור. אישור הגעה אומר לכם שהוא מתכוון לבוא. זה ההבדל בין לקוות לבין לדעת. כשלקוח לא מאשר, יש לכם עוד זמן להתקשר אליו או להציע את השעה למישהו אחר.

השאלה לספק: הלקוח יכול לאשר הגעה מתוך ההודעה עצמה, בלי להיכנס לחשבון? ואיפה אתם רואים מי אישר?

ב-Todo: הלקוח מאשר הגעה בלחיצה אחת מתוך התזכורת, בלי התחברות, ואתם רואים את האישור על התור.

5. זימון תורים בוואטסאפ ו-SMS

הלקוחות שלכם כבר כותבים לכם בוואטסאפ, אז טבעי שגם התזכורת תגיע לשם. כשמחפשים זימון תורים בוואטסאפ, בדרך כלל מתכוונים לשני דברים: לשלוח ללקוח בהודעה קישור לקביעת תור, ולשלוח לו את התזכורות ואת בקשת אישור ההגעה בוואטסאפ ולא רק באימייל. את הקישור אפשר לשלוח מכל מערכת. תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ וב-SMS כבר תלויות בחיבור, ועל זה כדאי לשאול.

השאלה לספק: אילו ערוצים פעילים מהיום הראשון, ומה צריך כדי להפעיל וואטסאפ ו-SMS?

ב-Todo: אימייל פעיל תמיד כברירת מחדל. וואטסאפ ו-SMS זמינים לעסק עם חיבור מאושר, ואת עלות ההודעות משלם בעל העסק. אם וואטסאפ הוא הערוץ העיקרי שלכם, בררו את התנאי הזה לפני שמתחילים.

6. מקדמות ודמי אי-הגעה

בשירות ארוך או יקר, לקוח שלא מגיע משאיר שעה שלמה בלי הכנסה. מקדמה על תור משנה את החשבון: מי ששילם מראש מתייחס לתור אחרת, ואם הוא בכל זאת לא מגיע, חלק מהזמן כבר שולם. דמי אי-הגעה עושים משהו דומה בלי לגבות מראש.

השאלה לספק: אפשר לגבות מקדמה בזמן הקביעה? דרך איזה ספק תשלומים? ומה קורה לתשלום כשהלקוח מבטל?

ב-Todo: אפשר להגדיר מקדמה קבועה או באחוזים, תשלום מלא מראש לשירותים יקרים, ודמי אי-הגעה שנגבים אוטומטית כשמסמנים "לא הגיע", אם הגדרתם זאת מראש. כל אלה דורשים חיבור לספק תשלומים נתמך. כשלקוח מבטל תור שהתשלום עליו עוד ממתין, גם החיוב מתבטל.

7. רשימת המתנה שממלאת תור שהתפנה

ביטול לא חייב להשאיר חור ביומן. אם יש לקוחות שמחכים לשעה מוקדמת יותר, תור שהתפנה הוא הזדמנות. השאלה היא מי עושה את העבודה: אתם, שעוברים על ההודעות ומתקשרים לכל לקוח בנפרד, או המערכת.

השאלה לספק: יש רשימת המתנה לתורים? היא מציעה את השעה שהתפנתה לבד, או רק מודיעה לכם?

ב-Todo: כשמתפנה תור, המערכת מציעה אותו ללקוח הבא ברשימת ההמתנה, בלי שתצטרכו להרים טלפון.

8. צוות, סניפים והרשאות

ברגע שיש עוד איש צוות, השאלה כבר לא רק מתי פנוי, אלא מי פנוי, לאיזה שירות ובאיזה סניף. מספרה עם 3 ספרים, קליניקה עם שני מטפלים שחולקים חדר, עסק עם שני סניפים: כולם צריכים יומן אחד שמכיר את כל האנשים והשירותים. ולא כל איש צוות צריך לראות הכול.

השאלה לספק: אפשר להגדיר לכל איש צוות שירותים ושעות משלו, ולקבוע מה כל אחד רואה?

ב-Todo: מגדירים מי עובד, איזה שירות הוא נותן ובאיזה סניף, וההרשאות נקבעות לפי תפקיד.

9. סנכרון עם Google Calendar

לכל איש צוות יש כבר יומן אישי בטלפון, עם כל מה שקורה מחוץ לעבודה: איסוף מהגן, רופא, חופשה. אם המערכת לא רואה את היומן הזה, היא עלולה להציע ללקוח שעה שבה המטפלת שלכם בכלל לא בעסק. לכן הסנכרון צריך לעבוד בשני הכיוונים.

השאלה לספק: הסנכרון עובד בשני הכיוונים? והמערכת יודעת לא להציע שעה שתפוסה ביומן האישי?

ב-Todo: כל איש צוות מחבר את ה-Google Calendar שלו. התורים נכנסים ליומן שלו, והמערכת קוראת מה כבר תפוס בו כדי לא להציע שעה כפולה. למי שעובד עם אפל, אאוטלוק או כל יומן אחר, יש פיד ICS פרטי לכל איש צוות.

10. מעקב אחרי לקוחות שמתרחקים

מערכת זימון תורים יודעת הכול על התור הבא. השאלה היא אם היא שמה לב גם ללקוח שלא קבע תור בכלל. לקוחה שהגיעה כל 3 שבועות, ולא הופיעה כבר חודש וחצי, לא ביטלה ולא התלוננה. היא פשוט הפסיקה להגיע, ואם אף אחד לא ישים לב, תגלו את זה כשכבר יהיה מאוחר.

השאלה לספק: המערכת מראה לכם מי הפסיק להגיע, או שצריך לחפש את זה לבד בדוחות?

ב-Todo: כל לקוח מסווג אוטומטית לחדש, פעיל, מתרחק או אבוד, לפי דפוס ההגעה שלו. ליד כל אחד יש משפט הסבר בעברית, למשל "לא הגיעה כבר 6 שבועות, פעם הגיעה כל 3". הרשימה מתעדכנת כל לילה, ואפשר לסנן אותה לפי סניף או איש צוות. כך אתם יודעים למי להתקשר השבוע, לפני שהלקוח ימצא מקום אחר. בהדגמה קל לדלג על המסך הזה, ולכן כדאי לבקש לראות אותו.

כמה עולה מערכת לזימון תורים

המחיר שמופיע באתר של כל ספק הוא רק חלק מהתמונה. כדי להשוות בין מערכות, צריך לדעת על מה בדיוק משלמים.

על מה משלמים

משתמשים. בדקו אם המחיר הוא לעסק או לכל איש צוות, וכמה עולה כל איש צוות נוסף. עסק של אדם אחד ועסק של חמישה ישלמו סכומים שונים מאוד.

הודעות. בדקו אילו הודעות כלולות. תזכורות ב-SMS ובוואטסאפ עולות כסף למי שמעביר אותן, והשאלה היא אם זה כלול במחיר, נגבה לפי הודעה או עובר דרך חשבון נפרד שלכם.

סליקה. אם אתם רוצים לגבות מקדמות, בררו עם אילו ספקי תשלומים המערכת עובדת.

"זימון תורים חינם": מה בדרך כלל מקבלים ומה חסר

במסלול חינמי של מערכת זימון תורים מקבלים בדרך כלל את הבסיס: דף הזמנה ויומן. לעסק של אדם אחד בתחילת הדרך זה יכול להספיק. לפני שבוחרים בו, בדקו כמה תורים ואנשי צוות אפשר לנהל, אם התזכורות האוטומטיות כלולות או שמורות למסלול בתשלום, ואם דף ההזמנה נושא את השם שלכם או של הספק. חשבו גם על היום שבו תגדלו: מעבר למערכת אחרת פירושו להגדיר הכול מחדש.

המחיר ב-Todo

ב-Todo יש מחיר אחד: 99 ₪ לחודש כולל מע"מ, עם משתמש אחד. כל איש צוות נוסף עולה 30 ₪ לחודש כולל מע"מ, כך שעסק עם 3 אנשי צוות (כולל המשתמש הראשון) משלם 159 ₪ לחודש. 30 הימים הראשונים ללא עלות, בלי התחייבות ובלי כרטיס אשראי.

המחיר כולל את היומן ואת דף ההזמנה, אישורים ותזכורות אוטומטיים באימייל, וניהול לקוחות עם היסטוריית שירות. וואטסאפ ו-SMS דורשים חיבור מאושר, ואת עלות ההודעות משלם בעל העסק. מקדמות דורשות חיבור לספק תשלומים נתמך. הפירוט המלא: המחיר של ניהול תורים ב-Todo.

איך לבחור מערכת לזימון תורים לפי סוג העסק

קוסמטיקאיות, מספרות ומכוני יופי

הרבה תורים קצרים, לקוחות קבועים והודעות שמגיעות בשעות מאוחרות. מערכת זימון תורים לקוסמטיקאיות או למספרה צריכה קישור לקביעת תור שאפשר לשים בביו של האינסטגרם ולשלוח בוואטסאפ, יומן נפרד לכל ספר או קוסמטיקאית, ותזכורות שיוצאות לבד. בטיפולים ארוכים, כמו צבע או טיפול פנים, שווה לשקול מקדמה.

קליניקות, מטפלים ופסיכולוגים

כאן יש הרבה פגישות קבועות, באותה שעה בכל שבוע, והפרטיות חשובה במיוחד. מערכת זימון תורים לקליניקה או למטפלים צריכה לאפשר לקבוע סדרת פגישות חוזרת בלחיצה אחת, ולהראות ללקוח רק שעות פנויות, בלי שמות של אחרים. מטפל שעובד לבד מרוויח מתזכורת שיוצאת בלי שהוא צריך לזכור לשלוח אותה.

פיזיותרפיה ומרפאות שיניים

כמה מטפלים, כמה חדרים, ומכשירים שאי אפשר להשתמש בהם בשני טיפולים באותו זמן. כאן משאבים משותפים הם לא תוספת אלא הבסיס: המערכת צריכה לדעת שחדר 2 תפוס גם כשהמטפל פנוי. במרפאת שיניים כדאי לבדוק גם אפשרות של מקדמה לטיפולים הארוכים או היקרים.

סטודיו ומאמנים אישיים

שיעור קבוצתי הוא תור אחד עם הרבה משתתפים. צריך להגדיר כמה מקומות יש בכל שיעור, וצריך רשימת המתנה שממלאת לבד מקום שהתפנה, בלי הודעה בקבוצה "מישהו מוותר על המקום?". למאמן אישי, סדרת אימונים קבועה ותזכורת יום לפני הן כבר רוב העבודה.

איך להקטין ביטולים ואי-הגעה אחרי שעוברים למערכת

מערכת זימון תורים נותנת את הכלים. מה שמקטין בפועל ביטולי תורים ואי-הגעה לתור הוא האופן שבו משתמשים בהם: מדיניות ביטול ברורה, תזכורת בזמן הנכון, ודרך קלה להזיז תור במקום פשוט לא לבוא. כתבנו על זה בהרחבה. המאמר איך להקטין ביטולי תורים מסביר מאיפה הביטולים מגיעים. המדריך על ביטולים של הרגע האחרון מתמקד בשעות שלפני התור. והמאמר על איחורים ותיאומים מחדש עוסק בלקוחות שמגיעים, רק לא בזמן.

איך מתחילים: 3 צעדים

1. מגדירים שירותים וזמינות. כותבים את רשימת השירותים, כמה זמן לוקח כל אחד ומהן שעות העבודה של כל איש צוות. זה הזמן להחליט גם על זמן מרווח בין תורים, ועל מקדמה אם צריך.
2. שולחים ללקוחות את הקישור לדף ההזמנה. בהודעה ללקוחות הקבועים, בביו של האינסטגרם, בפרופיל העסק בגוגל, ובכל תשובה ל"יש לך תור?".
3. הלקוחות קובעים לבד. התורים נכנסים ליומן, התזכורות יוצאות, ואתם רואים מי אישר הגעה.

את כל זה אפשר לבדוק על העסק שלכם, עם לקוחות אמיתיים. אפשר להתחיל עם Todo: 30 הימים הראשונים ללא עלות, בלי התחייבות ובלי כרטיס אשראי.

שאלות נפוצות

מה זו מערכת לזימון תורים?

מערכת לזימון תורים היא יומן אונליין שהלקוחות קובעים בו תור בעצמם, מדף הזמנה של העסק. הלקוח בוחר שירות ושעה פנויה ומקבל אישור, והתור נכנס ישר ליומן שלכם. מערכת טובה גם מונעת תורים כפולים, שולחת תזכורות אוטומטיות, מבקשת אישור הגעה ושומרת היסטוריה לכל לקוח.

כמה עולה מערכת לזימון תורים?

ב-Todo: 99 ₪ לחודש כולל מע"מ, עם משתמש אחד, ועוד 30 ₪ לחודש כולל מע"מ לכל איש צוות נוסף. 30 הימים הראשונים ללא עלות, בלי התחייבות ובלי כרטיס אשראי. כשמשווים למערכות אחרות, בדקו אם המחיר כולל מע"מ, אם הוא לפי איש צוות, ואם הודעות בוואטסאפ וב-SMS נגבות בנפרד.

יש מערכת לזימון תורים בחינם?

כן, יש מסלולים חינמיים, ולעסק קטן בתחילת הדרך הם יכולים להספיק. לפני שבוחרים, בדקו כמה אנשי צוות ותורים אפשר לנהל, אם התזכורות האוטומטיות כלולות, ואם דף ההזמנה נושא את השם שלכם. ב-Todo 30 הימים הראשונים ללא עלות, ורק אחר כך מחליטים.

האם הלקוח צריך להוריד אפליקציה כדי לקבוע תור?

לא. במערכת טובה הלקוח קובע מדף הזמנה שנפתח בדפדפן, מהטלפון או מהמחשב. ב-Todo הוא לא מוריד אפליקציה ולא מתחבר לשום חשבון: הוא בוחר שירות ושעה, ממלא פרטים ומקבל אישור. הוא לא צריך לזכור סיסמה, ואתם לא צריכים להסביר לו איך מתקינים. את הקישור שולחים בוואטסאפ או שמים באינסטגרם.

אפשר לשלוח תזכורות לתורים בוואטסאפ?

כן, כשיש לעסק חיבור מאושר. ב-Todo תזכורות באימייל פעילות תמיד, והתזכורות בוואטסאפ וב-SMS זמינות לעסקים עם חיבור מאושר, על חשבון בעל העסק. את הקישור לקביעת תור אפשר לשלוח בוואטסאפ מכל מערכת, גם בלי חיבור. אם וואטסאפ הוא הערוץ העיקרי שלכם, בררו את התנאים מול הספק לפני שמתחילים.

איך מקטינים אי-הגעה לתורים?

עם תזכורות אוטומטיות ואישור הגעה בלחיצה אחת. התזכורת מטפלת בשכחה, ואישור ההגעה מראה לכם מראש מי מגיע ומי עוד לא אישר, כך שיש זמן להציע את השעה למישהו מרשימת ההמתנה. בשירותים ארוכים או יקרים אפשר להוסיף מקדמה או דמי אי-הגעה, עם מדיניות ביטול שהלקוח רואה מראש.

אפשר לגבות מקדמה על תור?

כן, אם המערכת מחוברת לספק תשלומים, והלקוח משלם כבר כשהוא קובע את התור. ב-Todo אפשר להגדיר מקדמה קבועה או באחוזים, תשלום מלא מראש, ודמי אי-הגעה שנגבים אוטומטית אם הגדרתם זאת מראש. כל אלה דורשים חיבור לספק תשלומים נתמך. כשלקוח מבטל תור שהתשלום עליו עוד ממתין, גם החיוב מתבטל.

האם הלקוחות רואים את כל היומן שלי?

לא. הלקוח רואה רק את השעות הפנויות לשירות שבחר. הוא לא רואה מי עוד קבע, לא רואה שמות של לקוחות אחרים ולא רואה שעות שחסמתם לעצמכם. את היומן המלא רואים רק אתם והצוות, כל אחד לפי ההרשאות שהגדרתם לו. כך הפרטיות של הלקוחות נשמרת.

אפשר לקבוע תור כשהעסק סגור?

כן. דף ההזמנה פתוח 24 שעות ביממה, ומציג שעות פנויות לפי הזמינות שהגדרתם. לקוח שנזכר בעשר בלילה קובע תור לשבוע הבא בלי לחכות לבוקר, ואתם מוצאים אותו ביומן כשאתם פותחים את היום. האישור והתזכורות יוצאים לבד. כך תור של ערב לא הולך לאיבוד רק כי לא עניתם בזמן.

אפשר לחבר את המערכת ל-Google Calendar?

כן. ב-Todo כל איש צוות מחבר את ה-Google Calendar האישי שלו, והסנכרון עובד בשני הכיוונים: התורים נכנסים ליומן שלו, והמערכת לא מציעה שעה שכבר תפוסה בו. למי שעובד עם אפל, אאוטלוק או יומן אחר, יש פיד ICS פרטי לכל איש צוות.

זה מתאים לעסק עם כמה אנשי צוות או כמה סניפים?

כן. מגדירים את הסניפים, משייכים כל איש צוות לסניף ולשירותים שהוא נותן, וקובעים הרשאות לפי תפקיד. את מעקב הלקוחות המתרחקים אפשר לסנן לפי סניף או איש צוות. ב-Todo כל איש צוות נוסף עולה 30 ₪ לחודש כולל מע"מ, מעבר ל-99 ₪ שכוללים משתמש אחד.